Raumreservierung in der Erzdiözese Salzburg neu: Digitale Selbstbuchung
Seit Herbst 2023 nun können MitarbeiterInnen der Erzdiözese Salzburg ihre Raumreservierungen selbst durchführen. Der neue Prozess wurde gemeinsam mit den langjährigen Raumverwaltern abgesegnet und ermöglicht eine effizientere und zeitgemäße Verwaltung von Räumen im Diözesanen Netzwerk.
Zum Einsatz kommt Microsoft Outlook, das allen MitarbeiterInnen schon seit Jahren vertraut ist. Somit ist jede/r Veranstaltung/Termin mit der entsprechenden Raumbuchung auch automatisch verbunden. Verändert sich der Termin, wird auch entsprechend automatisch die Raumbelegung aktualisiert. Mit diesem Ansatz eines Booking-Tools können Mitarbeiter ihre Verfügbarkeit und die des Raums einfach besser koordinieren. Die automatische Versendung von Absagen bei Terminverschiebungen oder anderen Reservierungsänderungen garantieren eine transparente Kommunikation innerhalb des Netzwerks, das viele Organisationen, Einrichtungen und Pfarren der Katholischen Kirche in Salzburg umfasst.
Darüber hinaus wurde von der Informatikabteilung ein Webportal programmiert, über das nahestehende Einrichtungen, die nicht Teil des Diözesanen Netzwerks sind, die Verfügbarkeit von Räumen (vorallem derzeit vom Kapitelsaal) einsehen können.
„Wir freuen uns über diese innovative Lösung, die unsere Mitarbeiter unterstützt und den Prozess der Raumreservierung modernisiert“, sagt Markus Just, stellvertretender Leiter der Informatikabteilung der Erzdiözese Salzburg. "Mit dieser Lösung haben wir eine bessere Nachvollziehbarkeit und Flexibilität erreicht, die den Alltag unserer Mitarbeiter erleichtert und unsere Zusammenarbeit verbessert. Die Suche nach einem freien Raum ist nun ohne großen Zeitaufwand übersichtlich am eigenen Bildschirm sofort für jeden verfügbar."
Auf den Intranet-Seiten der Informatikabteilung wurden entsprechende Anleitung und Tipps gesammelt. Die Informatikabteilung bedankt sich bei der Gebäudeverwaltung und allen Kolleginnen und Kollegen vom Kapitelplatz 2 und Kapitelplatz 6, mit denen die ersten Pilotprojekte hier umgesetzt worden sind. Der Kreis der TeilnehmerInnen wird laufend erweitert.
